Certa vez, um proprietário de provedor, estava reunido com sua equipe comercial bolando as estratégias de marketing para atrair clientes de um novo bairro da cidade, analisaram a área de cobertura, a quantidade de residências e as vendas iniciais e definiram a capacidade da rede e planos de entrada. Enquanto conversavam ouviram alguém bater na porta, era o responsável do TI. Após pedir um minuto e entrar na sala, este se direciona ao líder e fala: “Acabei de sair do departamento financeiro, a licença anual do nosso sistema vence em dois dias e fui informado que não estavam prevendo este pagamento”.
Esta é uma triste e comum realidade.
O TI é uma peça fundamental para aumentar sua competitividade, investimentos em novas tecnologias, cibersegurança, infraestrutura e inovação permitem sua relevância no mercado. Estudos da Gartner apontam que em média 77% das empresas com maturidade financeira trabalham constantemente para redução dos custos e eliminam desperdícios.
Esta matéria será um guia com dicas para implementação de uma gestão financeira para o seu provedor.
Dois métodos de orçamento que podemos aplicar ao planejamento financeiro do TI
Orçamento Tradicional e o Orçamento Base Zero (OBZ). Ambos têm suas vantagens e desvantagens, e a escolha entre eles depende do momento e das suas necessidades. Eu, particularmente já trabalhei com os dois métodos. O tradicional quando já tínhamos um planejamento de TI solidificado e o base zero quando estávamos em um momento de reestruturação. Abaixo explicarei as principais diferenças.
Orçamento Tradicional:
Parte do princípio que já existe um planejamento anterior e que servirá de base para o novo planejamento. É o planejamento mais rápido, precisa de ajustes de custos e prioridades para refletir as mudanças necessárias. Por outro lado, custos e contratos ineficientes podem ser propagados para o novo planejamento sem qualquer questionamento.
Orçamento Base Zero (OBZ):
O orçamento é construído a partir do zero a cada novo ciclo, ou seja, todos os gastos precisam ser justificados com base nas necessidades atuais. O benefício relacionado ao orçamento OBZ é a obrigatoriedade de reavaliação, o que possibilita uma redução de custos significativos, mitiga a possibilidade de propagação de serviços ou contratos ineficientes e possibilita uma visão nova de planejamento a cada ciclo. No entanto, necessita de maior esforço e tempo para ser criado.
Um bom planejamento financeiro de TI não pode ser feito sem uma análise detalhada das necessidades de cada área. Entre os principais pontos a serem avaliados estão:
Infraestrutura: O estado atual dos servidores, redes e data centers. Avaliar se haverá necessidade de substituição de hardware, expansão de capacidade ou migração para soluções de cloud computing.
Licenciamento de Software: Estimar os custos de licenciamento de softwares essenciais, além de prever a necessidade de atualizações ou aquisições de novas soluções. Avaliar a existência de sistemas ou softwares que realizam a mesma atividade ou que proporcionam o mesmo resultado, assim a unificação ou cancelamento de uma das ferramentas é algo viável.
Segurança da Informação: A crescente onda de ataques cibernéticos exige investimentos contínuos em segurança. A criação de políticas de segurança e atualização de versões de sistemas operacionais, sistemas, equipamentos e softwares é algo imprescindível.
Aumento de pessoas: Avaliar a possibilidade de aumento no quadro de funcionários, a avaliação deve incluir todas as áreas, incluindo terceirizados.
Capacitação e Treinamento: O ritmo de inovação no TI exige que a equipe esteja constantemente atualizada. O orçamento precisa prever treinamentos, certificações e cursos.
Uma das metas principais de qualquer planejamento financeiro é a redução de custos. Abaixo relaciono algumas destas estratégias.
Computação em Nuvem: A computação em nuvem é contratada sob demanda. Como se trata de um serviço que possui flexibilidade e escalabilidade, pagamos somente pelo que utilizamos e não por uma infraestrutura para durar vários anos.
Renegociação de Contratos: Revisar contratos de licenciamento de software e serviços terceirizados pode gerar grandes economias.
Avalie todos os seus canais de atendimento, verifique a possibilidade de unificá-los. Analise a existência de sistemas similares que realizam a mesma atividade. Escolha o melhor custo-benefício e mantenha somente um deles.
Automação de Processos: A automação pode substituir atividades manuais e repetitivas. Soluções de RPA (Automação Robótica de Processos). Esta é uma das principais estratégias para redução de custos operacionais.
Otimização do Licenciamento e uso de equipamentos:
Analisar o uso real de licenças de softwares para garantir que a empresa não esteja pagando por licenças subutilizadas. Às vezes, é adquirido mais licenças do que é realmente necessário. Reavalie a utilização de todos os softwares utilizados, nem todos os usuários precisam usar versões completas e mais caras.
Uma forma interessante de realizar o planejamento financeiro é tratá-lo como um projeto, com metodologia e cronograma definido. Organizando como projeto, você terá maior alcance dos objetivos finais, conseguirá distribuir as atividades com a equipe e o resultado fica mais assertivo.
FASE 1: Planejamento e Preparação da Documentação
- Prepare uma política de licenciamento e uso de equipamentos, isso será a base para ajuste e alinhamento das demandas;
- Crie um formulário de solicitação de necessidades de cada setor, esta atividade é importante para que todos participem do planejamento e iniba a possibilidade de que custos não dimensionados apareçam no decorrer do ano.
FASE 2: Coleta de Dados do TI
Infraestrutura de TI
- Servidores e Data Centers: Manutenção de hardware e atualização de servidores, contratos de hospedagem e colocation, licenciamento de softwares, contratos de garantia.
- Redes e Conectividade: Custos com banda larga, internet e redes locais (LAN), investimentos em segurança de rede (firewalls, VPNs, etc.), equipamentos de rede (roteadores, switches, pontos de acesso).
- Cloud Computing: Serviços de computação em nuvem e licenciamento e armazenamento de dados.
Gestão de Equipamentos e Dispositivos
- Aparelhos: Aquisição e renovação de notebooks, desktops, smartphones e tablets. Tenha uma Política de substituição de equipamentos.
- Manutenção e Suporte: Contratos de manutenção de equipamentos, suporte técnico.
Softwares e Licenças
- Licenciamento de Softwares: Custos com sistemas operacionais, ferramentas de produtividade, Ferramentas específicas de desenvolvimento e automação.
- Sistemas Empresariais: ERP, CRM, gerenciamento de tickets e sistemas críticos.
Segurança da Informação
- Ferramentas de Segurança: Firewalls, criptografia, backup, antivírus, 2FA (autenticação multifator).
- Compliance e LGPD: Custos de auditoria e consultoria para garantir conformidade com LGPD.
Projetos e Inovações
- Desenvolvimento de Projetos Internos: Implementação de novos sistemas e automações. Integrações de sistemas e melhorias.
- Inovações Tecnológicas: Pesquisa e desenvolvimento em IA, automação, IoT.
- Capacitação e Treinamento: Investimento em cursos e certificações para a equipe de TI.
Contratos e Serviços Terceirizados
- Fornecedores de Serviços de TI: Contratos com fornecedores externos para suporte e manutenção.
- Consultorias e Auditorias: Custos com consultorias e auditorias externas.
Despesas Operacionais
- Custos com Energia e Telecomunicações: Energia elétrica para servidores e equipamentos. Telefonia e ferramentas de comunicação interna (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams).
FASE 3: Análise dos Contratos Existentes:
Para cada contrato gerenciado pelo departamento de TI, crie uma planilha detalhada dos contratos com as informações:
- Data de início e Renovação dos Contratos: Listar a data de início e renovação dos contratos.
- Data de Pagamento: Defina pelo menos 3 datas para que os pagamentos sejam efetuados, defina uma política de pagamentos e ajuste as datas com todos os fornecedores.
- Multas: Detalhar as penalidades contratuais por atrasos ou quebra de contrato, evite custos adicionais.
- Índices de Renovação dos Contratos: Todos os contratos possuem índices de reajustes como: IPCA, IGPM, INPC e Moeda Estrangeira. Esses índices devem ser revisados para provisionar reajustes em contratos.
- Centros de Custos: Ajuste os centros de custo conforme a necessidade da sua empresa. Cada despesa de TI será vinculada a um centro de custo específico, garantindo que os recursos sejam atribuídos corretamente e que os gastos possam ser analisados por departamento.
- Prioridade: Categorizar as despesas por prioridade. Dar foco no que é prioritário e reavaliar a necessidade das despesas que possuem prioridade menor.
- Capex e Opex: Capex (Capital Expenditure) são gastos de capital, feitos em ativos físicos como compra de servidores e equipamentos, enquanto Opex (Operational Expenditure) são despesas operacionais recorrentes, como manutenção, licenciamento de software e pagamento de serviços em nuvem.
Fase 4: Avaliação e Consolidação dos Dados
Avalie todas as solicitações recebidas e verifique as prioridades e o impacto no orçamento, consolide os dados e compare a viabilidade financeira. Neste momento faça uma revisão com todos envolvidos para definição do que permanecerá no planejamento ou será descontinuado/cancelado.
Fase 5: Elaboração do Planejamento Financeiro Final
Crie um documento com todas as informações consolidadas, revisado pelos líderes das outras áreas e apresente o planejamento final para alta gestão.
Ao final do planejamento, faça uma análise com as lições aprendidas para identificar o que funcionou bem ou teve falhas, isso é fundamental para realizar um processo de melhoria contínua para os próximos planejamentos.
Resumo final
O planejamento financeiro no TI não é apenas uma questão de custos, é uma estratégia fundamental para alinhar a tecnologia aos objetivos do negócio, garantir eficiência, inovação, previsibilidade e competitividade. Espero que este artigo possa ajudar na eficiência financeira do seu provedor.
Gustavo Leão