Depois de mais de duas décadas atendendo provedores em todo o Brasil conseguimos traçar, do ponto de vista contábil e fiscal, uma jornada dos empreendedores e identificar o seu grau de maturidade. Esse grau de maturidade não está necessariamente relacionado com o número de assinantes que o provedor possui, mas sobretudo com a mentalidade do empreendedor. Talvez se eu pudesse eleger uma frase que resuma essa jornada, certamente seria a de Jim Barksdale: “Se temos dados, vamos avaliar os dados. Se só temos opiniões, ficamos com a minha…”.
Nível 1 – O provedor neste primeiro nível ainda luta para se estabelecer. O empreendedor é o funcionário 01 e geralmente um dos que mais trabalha, e em diversas funções ao mesmo tempo. Ele vai da técnica ao financeiro, do RH ao Marketing. Como era de se esperar, ele tem assuntos mais importantes e raramente se preocupa com a sua conformidade fiscal e contábil. Emite poucas notas fiscais pois possui uma crença cristalizada, que aliás pertence à nossa cultura, que não consegue pagar todos os tributos. Ele não tem números da empresa e toma decisões baseadas no feeling e opiniões. Neste estágio, ele pode ter a morte súbita quando recebe uma fiscalização ou tem a saída precoce do Simples Nacional, pois em ambos os casos não há fluxo de caixa para pagar a conta. Os mais “corajosos” abrem outro(s) CNPJ em nome de pessoas próximas para continuar sobrevivendo.
Nível 2 – O provedor já possui uma carteira com um faturamento recorrente que permite que ele sofra menos com a turbulência. Ele começa a estruturar as equipes e geralmente convida uma pessoa próxima para assumir o financeiro, sem formação expressiva ou especialidade em ISP. Aliás, essa pessoa “toma conta” também do administrativo, fiscal, contábil, departamento pessoal, RH, entre outros, o que causa muita dor de cabeça ao empreendedor. A questão das notas fiscais já incomoda, mas a maioria ainda declara uma parte, pois “precisam” do dinheiro para reinvestir no negócio. Confortavelmente dentro do Simples Nacional, tem dificuldades em ter números e isso já incomoda, pois, sem balanço, o seu crédito junto aos bancos é limitado. Os números gerenciais começam a surgir, mas a velha e boa opinião ainda é soberana. O empreendedor trabalha mais do que nunca e por falta de uma estrutura (pessoas, processos e sistemas), costuma se cansar e vender a sua carteira, porque o CNPJ em si vale pouco por conter passivos em potencial.
Nível 3 – O provedor possui uma carteira interessante e o Simples Nacional começa a ser um problema. Com o faturamento real acima dos 360 mil por mês, o Simples Nacional já é uma conta pesada, então muitos optam por aumentar o OFFBOOK ou abrir mais de um CNPJ através de pessoas ligadas. E isso é um erro grave, pois o fiscal federal já possui cruzamentos automatizados com o objetivo de formar o grupo empresarial e excluir as empresas do Simples de forma retroativa. E é incrível como alguns empresários insistem em ter um conglomerado de empresas optantes pelo Simples Nacional, alguns chegando a possuir mais de 20 mil assinantes nestas condições. A falta de um balanço estruturado já atrapalha o financeiro, pois não há acesso ao crédito no volume necessário. A fiscalização estadual é uma “ameaça real” pois é questão de tempo e a conta é pesada. Neste ponto a decisão de se profissionalizar é um “GO x No GO”. Continuar sem estrutura de pessoas, processo, sistemas e gestão significa jogar a toalha e ser comprado por alguém que tenha estrutura. Para passar dessa fase, o provedor precisa fazer o seu “dever de casa”: contratar o aconselhamento de especialistas, formar uma equipe capacitada para especializar de forma crescente os subsistemas da administração, fazer e executar o planejamento tributário e construir números gerenciais consistentes para amparar a tomada de decisão. Neste nível uma solução plausível é a fusão com outros provedores para adquirir força suficiente para ultrapassar os desafios, mas é preciso ter cuidado neste processo.
Nível 4 – Esse talvez seja o nível de maior amplitude, pois para sair dele é necessário um grau de profissionalização avançado. Neste nível as equipes trabalham e têm os seus indicadores. Os rituais de gestão já funcionam e a luta é para melhorar os números. O OFF BOOK não é mais uma opção. O planejamento tributário é um esforço diário, pois a separar SCM x SVA precisa ser monitorada e melhorada. O balanço é uma realidade e a discussão passa a ser sobre como melhorá-lo. O financeiro ainda faz malabarismo entre contas, empresas e os sócios, o que complica a vida do contador. A contabilidade ainda é offline, ou seja, o contador importa as informações e estrutura as demonstrações contábeis, que também gera um esforço diário pois existem muitas lacunas de informação. As equipes que gerenciam o fiscal e contábil já são especializadas, mas ainda não trabalham com metodologia e padrões elevados, por isso fazer uma auditoria nas demonstrações contábeis gera um esforço hercúleo e incompatível com este nível. Inicia-se uma batalha para diminuir a distância entre a informação gerencial e a contábil. Alguns empreendedores “sonham” em vender a operação por um montante expressivo, outros já se preocupam em comprar pequenas carteiras. O empreendedor opera com uma mistura de feeling e informações, mas ainda se permite aventuras que podem custar caro e dar trabalho, como por exemplo admitir sócios sem o perfil necessário e investir em outros negócios, em alguns casos perdendo o foco.
Nível 5 – Neste nível, fazer errado não é mais uma opção. A palavra conformidade ou compliance é regra e faz parte da cultura da empresa. A distância entre o gerencial e o contábil é controlada, mas decisões são tomadas levando em consideração os demonstrativos contábeis. O CEO é o primeiro a defender (não estourar) o orçamento empresarial. A contabilidade é parcialmente ou completamente internalizada e um ERP integrado já é uma realidade. Algumas empresas usam um MIX de sistemas para tocar a operação, mas o financeiro e contábil em regra são integrados, o que garante acesso as informações com agilidade. As reuniões de resultado são mensais de tem a participação de profissionais “faixa-preta” de diversas especialidades, inclusive contábil. As demonstrações contábeis são auditadas, o que garante acesso a financiamentos especiais, como o BNDES, FIDCs, fundos estrangeiros, etc. As empresas desenvolvem uma área residente de M&A para as possíveis fusões e aquisições, que fazem parte da rotina da empresa. As decisões são tomadas com a orientação não só dos números, mas dos cenários econômicos.
Nós temos o privilégio de acompanhar provedores em diferentes níveis de maturidade, escalando professores com o objetivo de auxiliar no processo de mudança e desenvolvimento. Mudar o provedor de nível exige esforço, musculatura de gestão e sobretudo ajuste da mentalidade dos empreendedores, pois antes de um CNPJ crescer, um (ou mais) CPF precisa buscar a evolução. Em resumo, não existe CNPJ forte com CPF fraco.
Thiago Vitor
